Làm sao để tuyển dụng qua SMS?

Nếu bạn làm nghề tuyển dụng, đừng bỏ qua SMS trong quá trình trao đổi thông tin với ứng viên. Ứng viên có thể bỏ lỡ email của bạn khi không có internet hoặc khi email bị vào thư rác. Ứng viên cũng dễ dàng bấm từ chối các cuộc gọi đến khi đang bận, nhưng với SMS thì luôn nhận 1 cách thụ động, giúp bạn đảm bảo thông tin luôn đến được với ứng viên. 

Theo thống kê, hơn 86% những người trẻ dưới 30 tuổi cảm thấy thoải mái hơn khi trao đổi về công việc với nhà tuyển dụng thông qua tin nhắn.

Bài viết này mình sẽ chia sẻ cho các bạn những điểm lưu ý cũng như cách tốt nhất để áp dụng SMS trong quá trình tuyển dụng.

1. Đừng để lần tiếp cận đầu tiên là một tin nhắn SMS

Trước khi gửi nhắn tin SMS đầu tiên cho ứng viên, bạn nên tiếp cận ứng viên qua các kênh khác như gọi điện hoặc email. Vì nếu bỗng dưng nhận được một tin nhắn SMS từ một người hoàn toàn xa lạ, ứng viên sẽ dễ dàng bỏ qua. Thay vào đó, hãy sử dụng SMS sau khi đã hoàn tất bước tiếp cận đầu tiên sẽ giúp ứng viên chú ý đến bạn nhiều hơn. 

Khoảng sau 1 ngày kể từ lần tiếp cận đầu tiên, bạn có thể gửi tin nhắn SMS thứ nhất cho ứng viên để hẹn trao đổi nhiều thông tin hơn. Dưới đây là một vài ví dụ mà bạn có thể sử dụng:

Sau cuộc gọi giới thiệu

Chào …., mình hiện là nhân viên tuyển dụng tại…. Mình muốn trao đổi thêm với bạn về việc ứng tuyển của bạn tại công ty mình. Không biết lúc nào thì tiện để mình trao đổi với bạn nhỉ?

Sau khi gửi email

Chào …., mình hiện là nhân viên tuyển dụng tại….  Mình rất ấn tượng về kinh nghiệm kinh nghiệm làm việc của bạn và mong muốn trao đổi với bạn nhiều hơn. Không biết lúc nào thì tiện để mình trao đổi với bạn nhỉ?

Sau khi kết nối trên mạng xã hội

Chào,... rất vui vì được kết nối với bạn trên ....  Mình hiện là nhân viên tuyển dụng tại…., mình  rất ấn tượng về kỹ năng… của bạn. Mình muốn gọi điện để trao đổi nhiều hơn với bạn. Không biết lúc nào thì tiện để mình trao đổi với bạn nhỉ?

Nếu bạn không nhận được phản hồi sau 2 ngày kể từ SMS thứ nhất, hãy gửi tiếp SMS thứ 2. Bạn cứ lặp lại câu hỏi ở tin nhắn trước một cách tự nhiên, ví dụ như “... ơi, cho mình biết thời điểm thích hợp để gọi điện trao đổi thêm với bạn về công việc... nhé.”

Và nếu SMS thứ 2 vẫn không nhận được phản hồi từ ứng viên sau 4 đến 5 ngày, hãy gửi thêm một tin nhắn cuối cùng. Dù không còn nhiều hy vọng, nhưng bạn vẫn nên gửi tin nhắn này để chắc chắn lần cuối rằng ứng viên không bỏ lỡ những SMS trên. Sau đây là mẫu SMS bạn có thể áp dụng.

Chào...., không biết bạn có nhận được những tin nhắn trước của mình không nhỉ? Nếu bạn có dự định apply bên mình thì liên hệ cho mình biết với nhé. Còn nếu bạn đã có công việc mới thì không cần phản hồi lại tin nhắn này, xin lỗi vì đã làm phiền. Chúc bạn một ngày nhiều năng lượng! 

2. Sử dụng tin nhắn để cập nhật thông báo mới trong quá trình tuyển dụng

Sau bước tiếp cận và kết nối, bạn có thể sử dụng tin nhắn SMS để cập nhật hoặc nhắc nhở thông tin cho ứng viên trong quá trình tuyển dụng. Ví dụ bạn gửi JD qua email cho ứng viên đã lâu nhưng vẫn chưa nhận được phản hồi, bạn có thể nhắn thêm tin nhắn SMS để nhắc ứng viên kiểm tra email. Ngoài ra SMS có thể dùng trong các trường hợp khác như hẹn lịch phỏng vấn, chỉ đường đến văn phòng, xác nhận với ứng viên bạn đã nhận được tài liệu họ gửi (như portfolio hay bài test đánh giá năng lực), hoặc đơn giản là gửi lời cảm ơn ứng viên vì đã tham gia phỏng vấn.

Dưới đây là một vài ví dụ:

Chào…. Mình gửi bạn hướng dẫn đường đi đến văn phòng nhé: [đính kèm map] Nếu có bất kỳ thắc mắc gì về buổi phỏng vấn bạn cứ liên hệ mình. Hẹn gặp bạn vào ngày mai. 

…. ơi, theo lịch thì chiều nay mình có lịch hẹn gọi điện cho bạn.  Bạn vui lòng xác nhận lại lần nữa giúp mình là thời gian trên còn phù hợp không nhé.

Tuy nhiên, bạn chỉ nên nhắn tin với những nội dung ngắn gọn như trên, đừng gửi những tin nhắn quá dài hoặc những thông tin quan trọng.

3. Chú ý đến nội dung và thời điểm

Có 2 yếu tố rất quan trọng khi trao đổi với ứng viên qua SMS:

  • Nội dung tin nhắn

Đừng sử dụng tin nhắn SMS để thông báo các tin quan trọng của quá trình tuyển dụng, chẳng hạn gửi tin từ chối hoặc job offer. Thêm vào đó, tất cả tin nhắn phải liên quan chặt chẽ đến quá trình tuyển dụng. Ứng viên sẽ chẳng muốn tiếp nhận những thông tin bên ngoài công việc mà họ đang ứng tuyển, nên hãy luôn tập trung vào chủ đề chính.  

  • Thời điểm gửi SMS

Đừng gửi tin nhắn vào những thời điểm nhạy cảm như quá khuya, thời gian ăn tối, nghỉ ngơi nếu bạn không muốn ứng viên cảm thấy bị thiếu tôn trọng. Thời điểm tốt nhất để gửi tin nhắn là trong thời gian hành chính, khung giờ vàng là từ khoảng 10 giờ sáng đến 12 giờ trưa từ thứ 2 đến thứ 6.

4.  Sử dụng công cụ hỗ trợ

Nếu danh sách ứng viên của bạn lên đến hàng trăm người, bạn sẽ không thể nhắn tin cụ thể cho từng người, nhưng cũng không thể soạn một tin nhắn chung chung để gửi cho tất cả ứng viên. 

Thị trường hiện nay có rất nhiều ứng dụng hỗ trợ các nhà tuyển dụng dùng SMS trong quá trình để trao đổi với ứng viên, giúp theo dõi và ghi chép lại các cuộc trò chuyện, đồng thời giúp bạn nắm được mỗi ứng viên đang ở giai đoạn nào của quá trình tuyển dụng. Ở đây mình sẽ giới thiệu loại ứng dụng mình từng sử dụng và cảm thấy rất hữu ích: SimpleTexting.

Nhận và trả lời tin nhắn

Dịch vụ tin nhắn 2 chiều giúp bạn dễ dàng bắt đầu các cuộc trò chuyện, không giới hạn số lần nhắn tin và tất cả tin nhắn SMS đến đều miễn phí!

Lên lịch tin nhắn tự động 

Bạn có thể lên lịch tin nhắn từ điện thoại và cả máy tính mình. Chỉ cần soạn nội dung tin nhắn muốn gửi, chọn người nhận, sau đó chọn thời gian thích hợp để lên lịch gửi tin nhắn. 

Kết nối với các công cụ khác 

Ứng dụng có thể tích hợp trong Google, Mailchimp và Zaiper.