Tuyển dụng việc làm Secretary lương cao | Recruitery

1. Secretary (thư ký) làm gì?

Thư ký làm việc trong các thiết lập văn phòng nhỏ và lớn, hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của một doanh nghiệp. Nhiệm vụ có thể bao gồm từ trả lời điện thoại và chào khách hàng đến lên lịch họp và quản lý cơ sở dữ liệu. Có nhiều cấp độ khác nhau của các vị trí thư ký. Một số có thể làm việc như một thư ký điều hành, trong khi những người khác có thể được đào tạo bổ sung để trở thành thư ký pháp lý hoặc y tế. Hai vị trí sau thường cần được đào tạo chuyên môn về thuật ngữ và quy trình cụ thể cho lĩnh vực pháp lý hoặc y tế. Nói chung, một thư ký có thể có được vị trí của mình với bằng tốt nghiệp trung học hoặc bằng liên kết từ một trường thương mại hoặc đại học hai năm.

Một thư ký có thể được gọi là 'bộ mặt của tổ chức.' Họ thực hiện một loạt các nhiệm vụ trong suốt cả ngày. Một số trong những nhiệm vụ này có thể bao gồm lên lịch các cuộc họp hoặc cuộc hẹn, duy trì tập tin, ghi biên bản cuộc họp, gửi e-mail, trả lời điện thoại hoặc sắp xếp để sắp xếp chuyến đi của khách. Thư ký sử dụng nhiều công cụ để thực hiện nhiệm vụ của họ trong suốt cả ngày. Họ sẽ thường xuyên sử dụng bản sao, máy fax, máy tính và hệ thống điện thoại. Thư ký cũng có thể được yêu cầu thực hiện các nhiệm vụ bổ sung như nghiên cứu, quản lý cơ sở dữ liệu hoặc tạo bản trình bày.

2. Vai trò và nhiiệm vụ của Thư ký

Thư ký và adin  giúp giữ cho một tổ chức hoạt động trơn tru, đảm nhiệm các nhiệm vụ hành chính và tổ chức làm cho tổ chức hoạt động. Chức danh công việc ’quản trị viên và‘ thư ký có thể được sử dụng thay thế cho nhau để mô tả vai trò tương tự, hoặc ‘thư ký có thể là một tên khác, lỗi thời hơn cho trợ lý cá nhân hoặc trợ lý điều hành.

Trách nhiệm điển hình của công việc bao gồm:

- Trả lời cuộc gọi, nhận tin nhắn và xử lý thư từ
- Duy trì nhật ký và sắp xếp các cuộc hẹn
- Gõ, chuẩn bị và đối chiếu báo cáo
- Nộp hồ sơ
- Tổ chức và phục vụ các cuộc họp (sản xuất chương trình nghị sự và dành vài phút)
- Quản lý cơ sở dữ liệu
- Ưu tiên khối lượng công việc
- Thực hiện các thủ tục và hệ thống hành chính mới
- Liên lạc với các tổ chức và khách hàng có liên quan
- Phối hợp chụp thư và các nhiệm vụ công khai tương tự
- Ghi nhật ký hoặc xử lý hóa đơn hoặc chi phí
- Làm nhân viên tiếp tân và / hoặc gặp gỡ và chào hỏi khách hàng
- Nếu cao cấp hơn, tuyển dụng, đào tạo và giám sát nhân viên cơ sở.

Một vai trò hành chính hoặc thư ký đôi khi có thể là một cách vào một nghề khác, đặc biệt là những người trong ngành truyền thông hoặc tiếp thị; nghĩa là, nhiều chuyên gia trong các lĩnh vực như tiếp thị và truyền thông bắt đầu với vai trò quản trị và 'làm việc theo cách của họ'. Tương tự, sinh viên đại học và sinh viên tốt nghiệp thường làm công việc tạm thời ngắn hạn như một admin hoặc thư ký thông qua một cơ quan tuyển dụng trong những ngày nghỉ hoặc sau khi tốt nghiệp. Loại kinh nghiệm văn phòng này có thể là một tài sản trên CV.

Nhiệm vụ của một thư ký hoặc trợ lý hành chính khác nhau tùy theo ngành và chủ lao động, nhưng một số nhiệm vụ là phổ biến đối với nhiều cài đặt công việc.

Tiếp tân - Trong các vị trí văn phòng nói chung, nhiệm vụ thư ký liên quan đến việc giúp nhân viên mới và khách truy cập tìm đường. Điều này bao gồm hướng khách truy cập đến những người họ đến gặp và cho nhân viên mới biết nơi sẽ đến vào ngày đầu tiên của họ. Nói chung, một thư ký dự án hình ảnh của doanh nghiệp bằng cách cung cấp một tiếp tân thân thiện và chuyên nghiệp cho những người đến văn phòng.

Nộp hồ sơ - Thư ký thường quản lý hồ sơ khách hàng và các hồ sơ khác trong một văn phòng. Chẳng hạn, tại văn phòng bác sĩ, thư ký lấy hồ sơ của từng bệnh nhân tại thời điểm hẹn y tá hoặc bác sĩ. Cô thay thế nó khi cuộc hẹn kết thúc. Giữ các tệp theo thứ tự bảng chữ cái và sử dụng một hệ thống lưu trữ để dễ dàng lưu trữ và truy xuất là chìa khóa để tổ chức tệp thành công.

Thư tín - Thư ký là người liên lạc chung cho thư điện thoại và thư đến và đi. Họ nhận được cuộc gọi từ khách hàng, đối tác kinh doanh, công nhân hoặc thành viên cộng đồng và trả lời các câu hỏi hoặc chuyển tiếp các cuộc gọi. Họ cũng thực hiện các cuộc gọi thay mặt người quản lý để truyền đạt thông tin đến khách hàng, sắp xếp các cuộc hẹn hoặc theo dõi các yêu cầu. Ghi chép từ người quản lý, chuẩn bị một bản ghi nhớ hoặc thư và sàng lọc thư là nhiệm vụ chung của một thư ký.

Quản lý tài liệu - Thư ký sao chép tài liệu để gửi thư hoặc phân phối nội bộ. Họ cũng phải fax tài liệu từ công ty cho khách hàng hoặc khách hàng và nhận fax đến để chuyển đến đúng người. Một số thư ký sử dụng email, Word và Excel để tạo bảng tính hoặc tài liệu và phân phối chúng cho nhân viên hoặc khách hàng. Đọc tài liệu và soạn thảo email là các nhiệm vụ thư ký khác.

Nhiệm vụ văn phòng - Đặc biệt là trong các văn phòng nhỏ, chức năng của một thư ký có thể bao gồm các nhiệm vụ văn thư thông thường và việc vặt để hỗ trợ người khác. Điều này có thể có nghĩa là hủy bỏ hoặc sắp xếp lại các cuộc hẹn, đặt hàng vật tư văn phòng, ghi chú trong các cuộc họp và nhận đồ uống cho khách.

3. Các kĩ năng cần có của một Secretary

Tất cả các công ty yêu cầu hỗ trợ hành chính / thư ký 5 sao để đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ. Dưới đây là danh sách những gì chúng tôi cảm thấy là 10 kỹ năng quan trọng hàng đầu cho một thư ký hiệu quả / hiệu quả / PA:

- Kỹ năng tổ chức để thích ứng với môi trường thay đổi - một doanh nghiệp phát triển nhanh, đòi hỏi một thư ký / PA phải suy nghĩ kỹ và luôn đi trước một bước
- Kinh nghiệm làm việc cho cấp Giám đốc trở lên - kỹ năng giao tiếp tuyệt vời và khả năng giao tiếp ở tất cả các cấp
- Các kỹ năng PC xuất sắc bao gồm Word, Excel và Powerpoint - đây là điều bắt buộc trong thời đại công nghệ phát triển và đổi mới hiện nay
- Tiêu chuẩn cao về sao chép và gõ âm thanh - một người đánh máy cảm ứng với tốc độ hợp lý cùng với độ chính xác tuyệt vời khi sao chép hoặc sao chép tài liệu
- Quản lý nhật ký - độ chính xác là chìa khóa khi đặt / sắp xếp các cuộc họp và cuộc hẹn
- Lấy phút - tay ngắn là mong muốn cùng với kiến ​​thức chuyên sâu về các doanh nghiệp hỗ trợ trong việc tạo ra một bộ phút chính xác được trình bày tốt
- Sắp xếp du lịch - bao gồm đặt vé tàu, chuyến bay, phòng khách sạn cùng với du lịch nước ngoài
- Biên soạn báo cáo - biết và hiểu doanh nghiệp và thực tiễn của doanh nghiệp về cách thức trình bày thông tin
- Trả lời thư tín chung - một quy trình tương đối đơn giản nhưng quan trọng trong khối lượng công việc của Giám đốc
- Khả năng ưu tiên công việc và quản lý thời gian hiệu quả - đa tác vụ và ưu tiên khối lượng công việc đảm bảo cách hiệu quả và hiệu quả nhất trong quản lý thời gian